仕事のタスク管理はGTDでやってましたが、タスクシュート方式に乗り換えてみました。
GTDもタスク管理としては画期的な手法ですが、今の自分にはタスクシュートの方がより適切だと思ったからです。今まで試してきたタスク管理手法を振り返りながら、そのあたり書いてみます。
目次
私のタスク管理の変遷
私のタスク管理法と主要なツールの変遷は以下です。上の方が古いです。
- ToDoリスト(check*pad & 携帯のカレンダー)
- カレンダーでの管理 (LifeBear)
- GTD(OmniFocus) & ポモドーロ法
ツールの遷移に関しては以下の記事でも、つらつら書いています。
タスク管理について再度考え直してみた | A-tak.com
それぞれのタスク管理方法とその弱点
ToDoリスト
単純なやる事リスト。
一つのリストに多数のタスクを追加していくと、そのうち大事なタスクが埋もれてしまい後で慌てたり、ごちゃごちゃで混乱してきます。GTDのようにリストをいくつか分けて管理もしたりしていましたが、GTDの本を読んだわけではなかったので、ただのToDoリストの延長でしかありませんでした。
カレンダーでの管理
ToDoリストでの管理だと見通しが利かなくて、本当にこの進捗で良いのかわからなくなってしまっていたので、スケジュール表をベースにした管理にしてみました。
一時期はLifebearというアプリを使って、1日のタスクとタスクの見積時間を決めて、それをカレンダーに当てはめて登録するというアプリを使っていた。結構、よいソフトだと思うのだけど、割り込みが多すぎるので、予定が崩れまくってカレンダーの修正がめんどくさくてやめた。あと、LifebearはWebベースのアプリで多数のタスクを管理するには少々厳しかった。
他にも、「7つの習慣」でも書かれているように、緊急度と重要度の観点でタスクを分けて管理もやったけど、なんかうまく行かなかった。だって、緊急ばかりで時間が埋まってしまっていたから。
特に緊急ではないけど、重要なこと…例えば勉強とかを重視して土台を築いて行くのが大事というのはわかっていて、どうしてもそこまで時間が回らない。卵が先か鶏が先かの話で、土台を強固にしていかないと、どんどんジリ貧になっていくけど、その土台強化の時間がないという状態。
GTD
結局、多数のタスクに対応するには、スケジュール表ベースでの管理は破綻していたので、GTDへ。
アタマの中身を分野(GTDは”プロジェクト”という)毎に全部リストに出して、やる順番にリストをつくる。リストは定期的にレビューして常に信頼できる状態にしておく。常に信頼できるリストがあるので、実際に作業する時はリストに書いてある事を信じて集中して仕事が出来るので効率が良くなる、というのがGTDの考え方。
ただ、GTDの仕組みは「計画」をちゃんと立てるのに向いていない気がしていた。確かに目の前のタスクはなかなかのスピードで処理されていくのだが、極端な話、期限に間に合うかどうかが分からない。
GTDのお作法に厳密に沿って作られているOmniFocusという優秀なツールでは、タスクに見積時間を入れる事はできるが、時間の合計を出すことが出来ない(プラグイン使えば可能)。
GTDの本にもタスクに掛かる時間に関して言及していた覚えがない。どうも、このOmniFocusでいうタスクに掛かる時間というのは、スキマ時間が出来てたときに、その隙間時間で出来るタスクを探すためのもののように見える。「会議まであと10分空いてしまった、何をやろう」という時に10分しか掛からないタスク探せるようにする、みたいな感じです。
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ポモドーロ法
ポモドーロ法は25分作業をやったら、強制的に5分休憩すると言うことを繰り返して、集中して仕事をやる仕組み。これは25分+5分のセットを1日で何回実行できるかというタスクの見積の考えが入っている。また、実際に掛かった時間の記録を残すという考えもある。割り込みが入った場合は、今の25分のセットが終わってから、とりかかるかどうかを判断するというルール。また割り込みに関しては、それを記録して対策するという考えもある。
ただ、ツールは充実してない。MacではEggcellentというツールがあるけど、今一つ使いづらい。そんなわけで、ポモドーロ法も作業の記録という面ではうまく機能しなかった。
Eggscellent
カテゴリ: 仕事効率化
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タスクシュートの優れている点
見積と実績を重視
タスクシュートは徹底して見積と記録をすることを重視している。今日やる事のリストを掛かりそうな時間とともにリストにする。実際作業したら掛かった時間を記録していく。
リアルタイムで現在の状況に合わせて、今日の仕事が終わる予定時間が表示されているというのも重要な点。昼の時点で夜中1時まで掛かるようなタスクが積み重なっているならば、あきらかに達成は不可能だと気づけるし、誰かに助けてもらうなどの対策がうてる。仕事の遅れは当たり前に発生するのだが、それがどれぐらい影響しているかリアルタイムで確認出来る事は非常に大きな意味をもつ。
また、実績を残していくので、どんどん見積の精度が上がっていくことが期待できる。ポモドーロ法以外のタスク管理は、なぜか予定はあっても実績の記録についてはあまり言及されていないように思える。
本当にその見積は正しいのか
「見積なんて勘でバッチリだよ!」という私から見るとうらやましいスキルを持っている人もいるかもしれないが、私の場合は1時間で作成するつもりの資料が3日かかったことすらある。当然徹夜だ。
ふと思い起こしても、嫌な仕事はもの凄く時間が掛かるように錯覚してしまい、好きな仕事は逆に甘く見積もってしまってるように思う。それって、極端な話好き嫌いで見積時間を計算しているのかも。ちゃんと記録を残していくことで、このあたり冷静に正確な見積を出来るようになれるのではないかと思う。
効率化よりも先に妥当なスケジュール
GTDもポモドーロ法も集中力を高めることで効率を上げる!ということをメインに打ち出しているのに対して、タスクシュート法は「効率化には限界がある。効率化もいいけど、そもそもタスクに掛かる時間の正確な把握はみんな出来ていないよね?」と言っているのが目から鱗でした。タスクに掛かる時間の正確な見積が出来た上で、GTDやポモドーロ法で効率を上げるというのが正しい順番ですよね。
なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?
タスクシュートに関しての考え方は、書籍「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか?」に書かれています。GTDとかタイムマネジメントの本読んでタスク管理してても、なんか違うんだよなーなんて感じてる人は是非読んでみてください。
あと、タスクシュートで使うExcelシートは以下のサイトからダウンロードできます。
タスク管理ツール・TaskChute2（PayPal決済）
現在、旧バージョンのバージョン1が無償配布されているので、これでまずは雰囲気掴むと良いと思います。私はこれで試して見て、使えそうだと思ったので有料版のバージョン2を購入しました。バージョン2は動作がかなり快適で本格的にタスクシュートを実践するなら購入した方がいいと思います(それなりのお値段はしますが)
タスクシュートの難点
タスクシュートに使うツールですが、上にも書いているようにMicrosoft Excelで出来たツールで、しかもマクロを使いまくったツールなのでMacユーザーには使いづらいです。会社では仮想環境のExcelで動かしています。試しに家にあったOffice 2008 Excel for Macでファイル開いてみましたが、マクロは全く動かず使い物になりませんでした。
ツールは、きめ細やかな配慮がされておりますが、結局はExcelなのでしょっちゅうダイアログが出てくるようなインターフェースで、OmniFocusのような専用ツールよりは見た目、使い勝手は劣るところです。Excelであるが故にピボットテーブルなどを使って、簡単に集計して分析ができるのは便利なところですね。
やっぱり専用の(Mac用)アプリがリリースされてほしいです。集計、分析はそんなしょっちゅうやらないから、その時だけExcelに出力して出来ればいいし。
iPhoneでは「Taskuma(たすくま)」というタスクシュート向けのアプリがあるようなので、これのMac版で出てデータの同期できればいいんですけどね…。
Taskuma — TaskChute for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化
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次回は実際の運用について考えたことを書く
今回は、タスク管理をタスクシュートで行うに至った経緯を書いてみました。ただ、タスクシュート法と、GTDやポモドーロ法は同じタスク管理でも主眼としている目的が違いそうです。次回はそのあたり踏まえた運用について考えたことを書いてみます。
