いろんなことが同時に動いて大混乱しそうな中、なんとかOmniFocus使ってGTDやることでなんとか正気を保っているという話。
こんな世の中だからこそGTD
いろいろ関連性もないバラバラなことがいくつも同時に押し寄せてきて、しかも締め切りが近いとか、問題がたくさん見つかると、戦意喪失というか、モチベーション下がって何も進まなくなりますよね。私はなります(笑)
あまりにも無茶苦茶な状況前にしてやる気にあふれる人間なんてそういないでしょ、というかそれどんな変態ですか?という話です(笑)
とはいえ、ITの進化で直接会って話しなくても仕事が進むようになったせいか、日常的に同時進行でいろんな仕事が進むようになってきていると思います。
特に小さい仕事は単価安くて、短納期で片手間にやらざる得ない感じで、気づくとそんなのがいくつもと積み重なり・・・
同時にいろんなことをこなさないといけない、そんな状況にはGTDがやっぱり適しています(と思い込んで、今やってます)
それでも仕事をこなし切れてなくて各所に迷惑かけている気がするけど、最近GTDの運用がそれなりの効果を出している気がするので、やり方を書いてみたいと思います。
なるべく朝イチでレビューを終わらせる
自分の場合、なるべく朝早い段階で日次のレビューをやり一日の予定を決めます。
まずはOmniFocusのINBOXのアクションを必ず整理します。
忙しくなってくるとついついここが放置になりがちですが、ぐっとこらえてやります。
モヤっとしているINBOXの内容を次のアクションに落とし込みます。
たぶん、ほとんどは2ステップ以上のアクションになるのでプロジェクトになるでしょう。
もしかしたら重複した項目が既存のプロジェクトにあるかもしれませんが、あるかないかわからないものを探すのは結構大変なので、私は一旦気にせずに新たにプロジェクトを作ります。
あとでレビューの時に気づいたらまとめてしまえばいいという考えです。
ここで、一生懸命探したり、また同じようなプロジェクトつくちゃったよと悩むのは時間の無駄です。レビューでまとめてチェックすればいいんです。
次にレビューをやります。
基本的なレビューのチェック項目ややり方は以前書いたこの記事の通り。
テンポ良くどんどんチェックしていきます。今日やることは今日の期限を入れていきます。真っ先に着手したいことはフラグを立てます。
OmniFocus豆知識ですが、うっかり間違ってレビュー済みにしてしまった場合は、command + Zで元に戻せます。(iPad版のレビュー画面には取り消しのボタンがあって同様のことが出来たはず)
次に最低でも三日先までのカレンダーをチェックします。
三日後に打ち合わせがあるならば、今レビューした中に打ち合わせの資料作成などが入っているか思い出します。抜けていたらプロジェクト追加だし、プロジェクトはあっても、あまり細かい段取りがOmniFocusの中にアクションとして登録されていなければ、もう少し詳細化していきます。
実行!
レビュー中も私の場合、やれそうなものはやってしまいます。
電話とかだとレビュー中に電話して完了にすることもあります。
極端な話、毎日レビューするだけで、結構アクションが消化できたりします。
一旦レビュー終えたら「次のアクション」パースペクティブを開いて、各プロジェクトのトップ項目で直近のアクションだけ表示してやれそうなものをやっていきます。
毎日レビューしていれば、この画面を信用して取りかかれる物をチョイスしてやっていけば良いので、あれもこれもやんなきゃと混乱して何も進まないような状態は避けられます。
ここでやっちゃいけないと思っているのがOmniFocusのプロジェクトのツリーを見て仕事をやろうとすること。
プロジェクトが増えてくるとこのツリーがものすごく見づらくなってきます。
そして、下手に階層つけて整理しようとし始めると、あまりに多くのプロジェクトを見てうんざりして不毛な時間を過ごすことになると思います。
日次レビューしていると、プロジェクトのツリーはそんなに綺麗に整理されてなくても大丈夫なはずです。やりたければ週次レビューで時間があるときにやった方がいいと思います。
やっぱり何かをやるときはシンプルにしなきゃ。
毎日レビューするの?
忙しい中で毎日レビューするのは、かなりプレッシャーです。
ついつい目の前の作業に取りかかりたくなる衝動に駆られます。
確かに午前中までになんとかしないといけないことが発生した場合は、まずそれに取りかかりますが、その後は必ず日次のレビューを後追いでやっています。
この場合は、レビューやりつつ作業もどんどん着手できそうな物は積極的に取り組んでいく形です。
日次レビューで今抱えているプロジェクトを全部チェックしていかないと、どうしても放置してしまう物が出てきます。
自分が止めてしまっていると、関係者も動かなくなるけど、少しでも自分が動いてきっかけを作ると、割と関係者が動き始めて少しずつでも事が進んだりします。
やってみると、むしろレビューをやることで仕事が推進されていくような実感が出てくるはずです。
あと、レビューに関しては手間を減らせます。
たいしたことではないんですが、そのコツは次回書いてみようと思います。
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