「よくわからないんだけど、とにかく忙しい」
そんな人は一回、デビッド・アレン著の「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読んでみた方がいいかもしれない。
自分はこれを読んで(まだ途中だけど)、少し今の自分の状況が見えてきて、ちょっとだけすっきりしてきた。
本のことは、のちのち書こうと思いますが、まだ読んでないので、自分のタスク管理の遍歴みたいなものから書いてみたいと思います。
とはいっても、昔の事はあまり覚えてないなぁ(笑)
最初の仕事は営業だったけど、このときは厳しい時間制約とかあまりなくて、たぶん、まともにタスクなんて管理してなかったと思う。
その後、製品情報の管理的なことをやりはじめて、この時も基本はパッケージやカスタマイズ製品のバージョン管理だなんだで、まともにタスク管理とかやってなかったと思う。
このぐらいまでは、基本的にタスクは何やるか明確なものが降ってくるだけだったんですよね。
このときも忙しかったのは忙しかったけど、やることははっきりしていてあまり悩むことは無かったような気がする。
その後、がっつりプログラムの世界に入るわけだけど、このときもまだしっかりとタスク管理は出来ていなかったような気がする(覚えてないだけかもしれないけど)。
やる範囲が狭くて、わりと一つの事に集中できていたんですよね。恵まれていたのかもしれません。
2006年頃でしょうか、GTDというタスク管理手法が話題になり始めてました。
自分も試しに取りくんでました。
他の人からは、なんか画期的なことをやってうまくいっていると思われたようで、他の課の超多忙なPMから、どんなのか教えてよと結構マジな感じで聞かれたりしたのですが、今思うとまともにGTD出来ていなかったと思うし、たまたま自分の環境がさっきも書いたように狭い範囲に集中できる恵まれた環境でうまくいっているようにみえただっただけなんだろうなと今になっては思います。
GTDで最も大事と言われるレビューやってなかったですしね・・・。
このときはcheck*padや携帯のやることリストを使っていました。
既にこのときにはRemember the milkも登場していたはずですが、当時は使い方がわからなくて導入しなかった記憶があります。
2007年頃。
熊本から東京へ転勤と同時に仕事内容ががらりと変わりました。
基本、どの仕事も正解がない、やり方も明確では無いものになっていきました。
熊本で開発やってたときは、割とレガシーなアプリを作っていたので極端な話、ネットで調べれば答えはあったんです。それこそ@ITに書いてあるようなことをやってれば十分先進的だと。
あのドラッカーが「知識労働においては作業は与えられるものでは無く自ら定義すべきもの」「知識労働において生産性を高める鍵はこの仕事で求められている結果は何かと考え、それを明確にすることである。それにはリスクを伴う判断を下さなければならないが、ほとんどの場合、正しい答えなどありはしない。ただ、選択肢があるだけである」と言っていますが、まさにこの時自分のやってる仕事がそういう部類のものになっていったタイミングだったのでしょう。
あと、熊本にいたときは個人のパワーでなんとなるようなスケールの仕事ばかりでしたから、段取りとか調整とかとは無縁の世界だったんですよね、ほんと。
この頃から自分のタスク管理が破綻していっていたように思います。
2009年頃
また、ツールの話に戻っちゃいますが、この頃からRemember the milkを使うようになっていってます。
iPhoneアプリが異常に便利なので、Proアカウント購入して使ってます。
なぜ、check*padからRTMに乗り換えたかというと、期日の入力が出来なかったから。
たしかこの頃からタスクがさばききれなくて、期日を意識して仕事しようと思って乗り換えたような気がするけど、裁ききれないなら期日入れても一緒なんですよね。
今思うと、単にタスクを細分化出来てなくて次の行動に迷う時間が多かったのが問題のように思う。
2010年頃。
Doingリストに目覚める。
やることを淡々と上から順番にやって目の前の仕事に集中するぞってやつ。RTMだと自由に並び替えできないので、Evernoteにリストを作っていた。
このあたりから本格的にPMの仕事が始まる。
これもうまく行かない。いくつか同時並行で仕事が走ってるわけだが、それらを達成するための細かいタスクが渾然一体にフラットに並んでいるので、この仕事を終わらせるのに、あとなにとなにをやればいいかが全然わからない。
かといって、Evernoteでインデントつけて階層管理するのも結構面倒。やる順番が変わった時の変更や期日までいれ始めたら、これをメンテする時間がもったいない。
2011年に入って。
タイムマネジメントの本を読んでみる。
自分の仕事へのアポを入れろということなので、自分がやる仕事に関してもカレンダーに登録していくことにした。
仕事場のPCがMacになってからはiCalで管理するようになったので、ドラッグ&ドロップで変更も楽になった。
でも、これも破綻している。
結局捌き切れていないのだな。一日のスケジュールは予定のブロックで埋め尽くされてわけわからない状態。
できないタスクはどんどん翌週へ送られていく状況に・・・
カレンダーにはあまり細かいタスクは入れられないので、具体的なタスクは別にテキストでメモしていました。
Doingリストと同じで各仕事毎を達成するためにどれだけタスク消化すればいいかもわからないし。
カレンダーで全てを管理というのは無理なわけです。
よくよく考えるとカレンダーで仕事をすべて管理するというのは旧世代の手法に戻ってるだけなんですよね・・・。
2011年末
そして、現在。
やはりタスクは階層管理できないと、どうもいかんと言う結論になりました。
以前もそのような結論にはなったものの、それを行うツールがなかったんですよね。
再度、調べてみました。
すると、MacとiPhoneとiPadで使える「OmniFocus」が階層でタスク管理できることがわかりました。
以前調べたときも名前だけは知っていたのですが、その時は会社PCがWindowsだったので除外していたのでした。
iPhone版 
OmniFocus for iPhone 
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ￥1,700
iPad版はこれ 
OmniFocus for iPad
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ￥3,450
Mac版はこれ↓ 
OmniFocus
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ￥6,900
しかも、このOmniFocus。「はじめてのGTD」のデビッド・アレンが監修しているGTDに完全対応したソフトとのこと。
Macの体験版を触ったところなかなか良かったので、結構高かったけど三つとも買ってしまいました。
Mac版はデスクにいるときに当たり前にがんがんタスク登録していくので必須。仕事以外のプライベートの利用や外出先でのタスク登録もしたかったので、iPhone版も必須。
iPad版はいらないかと思ったんですが、ソファーで寝転がりながら週次レビューしたくてそれも買ってしまいました。
Mac版は操作に結構癖があるのですが、ショートカット覚えてしまえば、編集はしやすくなる。
一度、このPDF見ると一通りつかえるようになると思う。
機能も今まで使ってきたツール全部カバーできる機能は備えていて、非常に満足。
基本はアウトラインプロセッサーで、Wordのアウトライン編集画面みたいなイメージで階層つけてタスクを入れていく。
期日はRTMのように、明日とか来週とか土曜日とか日本語で入れたり、10とか日にちだけ入れても自動でソフトが補完して日付が入るので、いちいちカレンダー見なくていい。繰り返しタスクもOK。各デバイス間の同期もOmni Sync Serverという無料のサーバー経由で同期できる。
タスクの並び替えも手動で自由に出来る。
タスクの優先度がないけど、そもそもGTDには優先度という考えを重視していないからみたい。
確かに数あるタスクにA,B,Cと順位つけたところでどうした?というのは自分も実感がある。
優先順位に関してはこんな記事みつけた。
http://jikan.livedoor.biz/archives/50976890.html
そういうことですね。
優先順位をつけてもいいような仕事というのは基本、緊急じゃ無いけど重要なタイプの仕事なわけですね。
GTDだと専用のプロジェクトとかリスト作るところかな?
また、ツールの話に話に戻ってiPhoneアプリ版もなかなかいい。
RTMのiPhoneアプリのUIがあまりにも快適でこれを超えるものはないかと思っているので、入力の手間に関しては不安を感じていましたが、まあそこまで危惧したほど面倒ではありませんでした。
自動で同期してくれるし、アラームも出る。若干同期に待たされる場合があるので、外出時の3G回線利用時はどうかちょっと気になるけど、おおむね良好。
iPad版は自分の場合、iPadがWi-Fiなので外出先ではあまり使えない感じだけど、レビューには使えそうだなという感じ。機能自体はよく出来ていて、下手すればMac版いらないかもしれないというぐらい使いやすい。
さてさて、かなり長くなってきたので、とりあえず今回はここまで。
次回は、OmniFocusの細かいTips的なものを書こうかと思います。
