OmniFocusを使い始めて二ヶ月ぐらいたちました。
実践した感想をちょっと書いてみます。
OmniFocusというか、GTDを今回初めて真面目にやってみた感想の方が多いかもしれませんが。
目次
混乱してる時間が減った
今でも落ち着いて仕事ができる状態になったとは言えない状態なのですが、OmniFocusでGTD実践するようになってから、少しはマシになりました(笑)
今までは、あれもこれもやらなきゃいけない、あーどうしようーーという状態によく陥って、結局どれも集中できず、といったことがよくありましたが、最近は減っています。
たぶん、GTDをやることで次のことができているからでしょう。
・次にやる具体的な作業を明確にしている
・すべてが把握できている
・今やれることをやる
次にやる具体的な作業を明確にしている
GTDのリストやプロジェクトに入れるアクションは具体的なものにすることになっています。
何か調査が必要な時も「○○を調査する」じゃなくて、○○を調査するに当たって、まずは調査する道具が無ければそれを入手する、入手するといってもどこからだっけ?あぁ、Aさんが前どっかから持ってきてたな、ということであれば、次のアクションは「Aさんに調査道具について電話してきく」になるわけです。
これが、結構効果的。
もやっと「調査する」だけ入れておくと、なかなか行動しません。
先が見えない道に踏み入れようとするのは、特に忙しい時は避けたくなるのが人情ですからね。
また、先が長くても次の小さな一歩が見えてたら、進みやすいですし。
それと、具体的に書いておかないと、後でこの件を進めないといけないときに、また最初から調査するには何がいるんだっけ?から思考がやりなおしになります。
確かに忙しいときにいろいろ考えたくないというのはあるんですが、これをやらない限り、結局後々になって焦ることになるんですよね。具体的になってないと他の人にもお願いするという手もとれないですしね。
あと、OmniFocusはアクションを階層構造で管理できるで、さっきの「調査する」も「調査道具を入手する」の子階層を作って、その下に「Aさんに電話」と「道具を購入」とかを入れておくと、そのアクションに至る理由も整理できていいかもしれません。
とはいえ、私は最初アクションの階層管理は必須だと思って、それができるOmniFocusにしたのですが、結局、そこまで複雑な管理はやってませんね。あまりに複雑にすると見づらいんですよね。
すぐに次にやることを考えないといけないのか
次にやることを考えるのは、無理にその仕事が舞い込んできたときにやる必要はないです。
緊急事態であれば、他を中断してやるべきでしょうが、だいたいはINBOXに一旦放り込みます。
で、頃合いを見計らって、INBOXに入っていることを上から順番に次のアクションを考えていきます。
これもガンガン仕事が舞い込んでくるときは、本当に混乱しそうになるのですが、不思議と次にやることを一つずつ考えて、やることがはっきりしてくると、混乱状態から復帰できます。
本当にすっきりして、まさにストレスフリーな感じになります。
すべてが把握できている
世の中すべてがというのではなくて、あくまで自分がやらなきゃいけないことに関しては、忘れたりしないようにもれなく管理できている、という話ですね。
とにかくOmniFocusに突っ込んで管理して、定期的にレビューで見直しをかけていけば、抜け漏れがないという自信が持てるので、「あれをやろう!」という段階で、「いや、他にやらなきゃいけないことがあったような・・・」とか「あっちを先にやらなきゃいけなかったような」とか不安に駆られることが減ります。
もし、他の気になることに関して、最初の段階で次にやることを決めてなかったり、漏れてるかもしれないのでということで、この時になって調べ始めたりすると、結局最初にやろうとしたことも、他の気になることも中途半端に進まなかったりとかなるんですよね。
そんなところで、さきほどの次にやることを決めるという事と、もれなく把握できているという事は、集中して雑念なしに仕事進める上では大事であるように思います。
もれなく把握できているという状態は安心感につながります。これもストレスフリーですね。
今やれることをやる
たとえば、冒頭に出てきた「○○を調査する」があまり緊急ではなかったとします。
そして今は会議前で五分しか時間がないとすると、たぶん、今までの私だったら重要で気がかりになっていて、でも到底五分では終わらない別の作業のことを、あぁどうやったら進められるかなうーんみたいな感じで悩んで気づいたら五分経っていたことでしょう。
で、結局「○○を調査する」はどんどん後回しになって期日ぎりぎりで焦ることになるわけです。
GTDの場合、今やれることをやります。
五分で今この場所でやれることをやっつけてしまう。
○○を調査するの次のアクションは「Aさんに電話する」なので、それをやってしまうわけです。
今できないことを思い悩んで無駄に時間を過ごすよりも、少しとはいえ仕事が進むようになります。
こんな感じで、少なくとも以前に比べると混乱なくストレスから解放されたように思います。
他にもつらつらとOmniFocusでGTDをやって気づいたことなど書いていきます。
週次レビューは大事
GTDで大事と言われる週次レビュー。
具体的にはプロジェクトやリストの次のアクションは適切か、漏れが無いかチェックしたり、見ていて気づいたことを追加していったり、期限を見直したりということをやってます。
「なんか抜けている気がする・・・」というのが不安を呼び、迷う時間を増やす原因になります。
なにか決めないといけないときになって迷っていては駄目で、その前に選択肢を用意しておくと、その時にその中から決めるだけなので、楽になる・・・らしいけど、まだ、この境地までは達してないかな。
最初は週次レビューは結構大変だなと思うんだけど、習慣づけるとそんなに時間もかからなくなってくるし、週次レビューやることで一通りの事に目を通すので、把握できているという安心感が生まれます。これもストレスフリー。
OmniFocusにはレビュー用の画面が用意されているのが嬉しいです。
プロジェクト毎にどれぐらいの頻度でレビューするか設定しておけば、ボタン一発でレビュー画面に遷移します。
iPad版は一画面一プロジェクトで表示されて、なかなかいい感じです。Mac版みたいにずらずら出てくるより良い。
iPad版は正直レビューでしか使ってないですね(笑)
iPhone版にはレビュー画面はないです。
余談ですが自分の場合、土曜や日曜のレビューを習慣づけています。
最初はやはり土日休みたくてサボったりしてましたが、最近はiPad持ってファミレスやカフェに行って気分を変えて、仕事だけじゃ無くてプライベートに関するリストも含めて、あれやりたいこれやりたいなんて考えるのが、ちょっと楽しくなってきました。
でかけたついでに、やりたいことが消化できたりするので、習慣づけられてきたかなと思います。
計画的な先延ばし
OmniFocusですべてを管理するようになって、ただ忘れてたり、とりあえず先延ばしにしようとはならなくなりました。
タスク管理ツールとして有名なRemember the milkだとワンクリックで今日の期限のものに一括でチェック入れて、キーボードのPを押すと一括で翌日に先延ばしになる。
これはとても便利な反面、あまりにも簡単すぎて、何を先延ばしにしたかも意識せずに翌日にずらしてしまっていた。
当然、ボリュームや翌日の空き時間を考えてもいないから、翌日もタスクは残って次の日へとなってしまう。
OmniFocusは、一括で期限を入力することが出来ない。
面倒な反面、一つずつのアクションに対して、期日を調整することになるので、自然と考えながら先延ばしすることになる。
ちゃんと計画考えて先延ばしするようになるわけですね。
身の回りのことをやれない人にもGTDお勧め
やることをアクションとして入れておくと、レビュー時に目に付くし、完了しておきたい欲求に駆られるので、意外とやれるようになります。
以前の私の家は取り込んだ洗濯物がそびえ立ち続けていたのですが、洗濯物を片付けるタスクをOmniFocusの繰り返しタスクとして入れることで、家が片付くようになりました。
もしかして、GTDやり始めて、一番効果が出ているのはプライベートのやらなきゃいけないことかもしれないです。
どうしてもプライベートのことは、誰に迷惑かけるわけでも無いのでおろそかになりがちですからね。
それでも運動はなかなか実行できてないから、もう一工夫しないとだめでしょうけどね。
他にも私の場合は、
こんなのを入れてます。
OmniFocusは定期的に決まった周期での繰り返しと、前回完了してから一定期間後に繰り返しが選べるので使いこなすと便利です。
上の例だと銀行の記帳は一定周期で、ワイパー交換は前回終了から一定期間後に設定しています。
以下は、OmniFocus使ってて気づいたところとか、便利な使い方とか。
間違いも週次レビューでチェックしなきゃいかんかも
OmniFocusで、うっかり終わってないものを完了にしてしまうミスをやってしまう場合もあるので、週次レビューでは振り返りも兼ねて完了したタスクを見直すのも必要かもしれない。まだやってないけど。
完了したタスクのパースペクティブは作ってあるので、今後はこれも週次レビューでやっていこうと思う。
今やることに集中できる
OmniFocusのパースペクティブが強力。これはフィルタ機能ですね。
GTDでは各リストやプロジェクトのリストの一番先頭に書いてある次のアクションを全部チェックして、今できることをやる、という感じで多数の仕事を進めていくわけですが、まさにリストの先頭だけを全部引っこ抜いてくるフィルタがあるので、次にやることに集中することが出来ます。
さらに画面左のツリーにコンテキストを出しておけば、今いる場所で出来ることに絞り込んで表示も出来ます。コンテキストとは、そのアクションを行うのに必要な場所や道具ですね。@会社とか@電話とか。
開始日が到来していないアクションや、保留(人に頼んでいて、それ待ちで自分はアクションできないもの)になっているアクションは、除外されていて、今やれることのみが表示されるので、次の行動を選択するのに便利です。
これをGTDが対応してないタスク管理ツールでやろうとすると、一つずつリストをチェックしていくしかありません。
開始日が便利
フィルタの状態にもよりますが、開始日が到来していないアクションはリストに表示されないようにできます。
繰り返しのタスクにこれを設定しておくと便利。
備忘録というリストを作って、ここに毎日やることを入れておくとします。たとえば、仕事から帰って「ストレッチする」というアクション。
通常であれば、繰り返しタスクだと明日や明後日のアクションも表示されますが、結構うっとおしいし帰ってからやることなのに朝からそのアクションがリストに出ているのも邪魔くさい。
そんな時は開始日に家に帰り着くであろう19:00とかの時間を指定しておけば、19:00以降にリストを見たときのみ「ストレッチする」のアクションが表示されます。
まとめ
長くなりましたが、GTDなかなかいいし、GTDを真面目にやるならばOmniFocus最高です。
GTDの考え方自体もちゃんと理解しておく必要があるわけで、「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」もセットで読む必要があります。
私はどっちもほぼ同時に購入しました。あと、このPDFですね。
本と、このPDFを読みながらOmniFocusを使えばGTDは身につきやすいと思います。
他のツールだとGTDに微妙に則してなくて運用をいろいろ考えるロスが発生して挫折しちゃうかもしれませんし(笑)
おまけ Windowsユーザーな方に
OmniFocusは残念ながらMac版とiPhone、iPad版しかないので、Windowsユーザーは使えません。
ただ、Windowsには「ThinkingRock」というアプリがあるようです。
バージョン2はフリーのようですので、試してみるのもいいかもしれません。
ちょっと会社の後輩が使っているのを見る限りでは、ちゃんとGTDにマッチした作りになっているようでした。
(iPhoneやLinux版もあって、iPhone版はDropboxやWi-Fiで同期もできるみたい!アプリは有料だけど)
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iPad版↓
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