タスクの処理の仕方にInbox Zero(インボックス ゼロ)という考え方があり、最近、メールの処理に適用してそれなりにうまく回せている気がしています。
本来のInbox Zeroは入り口を一つにして、ここをまず空にするように振り分けして、なんやらかんやらということのようで、元々はGTDから来ている考えのようです。
人生をコントロールするために「Inbox zero」を取り入れるべき8つのこと
この考え方自体はいろんな事に応用できるみたいですが、自分は名前そのままメールの受信箱を空にするという方法を実践しています。
自分で行動するメールボックス
メーラーはMacの標準の「メール」アプリを使っています。
届いたメールで何か自分が行動を起こさないといけない物は、「@行動」というメールボックスに移動します。特に重要な物はOmniFocusにクリップします。
メールアプリからのクリッピングはOmniFocusの環境設定からクリッピングを開いて右下のボタンを押すと使えるようになります。。
メールの一覧を右クリックするとサービスの中にSend to Inboxが追加されています。
注意点としてはメールアプリで「スレッドにまとめる」を行っている場合に、このSend to Inboxを使うとめちゃくちゃ時間がかかります。
スレッドの▼マークを押して各返信をそれぞれ表示させた状態で一つだけSend to Inboxした方がよいです。
[2013-11-15追記]
最近は@omnifocus管理というメールボックスを作ってます。@行動の物はすぐに処理してしまうもの。何ステップかかかる物や@行動にしばらく居座る物は次のステップを考えるためにもOmniFocusに移行して@omnifocusにメールも移動しています。時々@omnifocusの中身はチェックして完了した物はアーカイブするようにしています
連絡待ちのメールボックス
メールのやりとりの中で相手の返事待ちとなっているメールスレッドは「@連絡待ち」に移動します。
自分は絡んでいないけど、経過を追っていきたいメールもここに入れます。
そのうちやるメールボックス
あんまり使ってませんが、将来的に対応しようとしているメールです。
忘れてしまうのでOmniFocusに入れます。
案件固有メールボックス
特に後で見返すことがありそうな案件固有のメールはそれぞれにメールボックスを作って放り込みます。
でも、なるべくこのメールボックスは作らないようにしています。
なぜならいちいち多数の案件メールボックスを探して一つずつドラッグ&ドロップで振り分ける時間が無駄だからです。
とりあえずアーカイブしておけば、差出人やメーリングリストやキーワードで検索すると大体のメールは見つかります。
どうせメールの件名なんて見ても内容がわからないようなものばかりだから、メールの一覧からは探せないでしょ?
実行
振り分けして受信箱が空になったらメールを順次処理していきます。
@行動に入れた物はOmniFocusなどに入れてこなしていきます。
返事が必要な物は返事して、相手の応答を待ちたい場合は、スレッド毎@連絡待ちに移動します。
特に相手からの返事を期待しない場合はいきなりアーカイブ(または案件固有メールボックス)に移動します。
アーカイブはcommand + control + Aです。
次に@連絡待ちのメールボックスを順次処理していきます。
この時メールアプリの「スレッドにまとめる」機能が便利です。
連絡待ちの中には既に相手からの返事が来ている物があるはずです。
スレッドにまとめるを設定していると、自分が送った内容の後ろに相手からの返事が表示されます。
この返事で特に問題なければ、そのままスレッド毎アーカイブ(または案件毎メールボックスへ移動)してしまいます。さらにメールを返事する必要がある場合は、即返事するか、@行動に戻して後で処理します。
こんな感じ
最近は、こんな感じでメールを処理しています。
毎日一回は必ず受信箱が0になるようにしています。
(@行動のメールボックスはなかなか減ってくれませんが・・・)
以前に比べると割とメールを処理できるようになったような気はします。
やはり処理し終わってメールボックスが空になると気持ちいいですからね。
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