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OmniFocusでポモドーロ法実践

 効率よく仕事を進めるためのテクニック「ポモドーロ法」って知ってますか?

短いサイクルを繰り返して仕事を効率よく進める

 ポモドーロ法は25分仕事して、5分休憩を繰り返します。基本的に25分の間は一つの仕事に集中します。25分経ったら5分間頭を空っぽにして休憩し、次の25分に挑みます。25分間は一つの事に集中するので、それだけ効率よく進められるというのが大枠の考え方になります(割り込みが来たら次の25分で対応するかを判断します)。

 この5分休憩で脳を休めるので、この時にメール見たり、iPhoneいじるのはあまり良くないらしいです。ぼーっとするか、できれば「睡眠」をとった方がいいらしいです。

 煮詰まって、もやもやしたまま帰っている途中で急に良いアイディアを思いついたり、一晩寝て起きると何かに気づいたりするのと同じような効果を狙ってるとのこと。

 この五分という時間もなかなか絶妙で、仕事からあまりに離れすぎない感じで休憩できるので、仕事に戻りやすいのもいいですね。

 若い頃のようなパワーと集中力がなくなってきた中高年の方にもお勧めです(笑)

OmniFocusでポモドーロの今日やるリストを作る

 私はタスク管理にOmniFocusを使っています。

OmniFocus App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥6,900
※価格は記事作成時のものです

 GTDの考え方に沿って仕事を進めるのに便利なツールです。

OmniFocusで忙しくても正気を保つ | A-tak.com
 ポモドーロ法にはタスクリスト(在庫)と今日やることリストという考え方があります。毎朝、多数のやることが書かれたリストから、今日やるものを決めます。

 決めるときには過去の実績からみて、今日は会議があるから14ポモドーロ[=7時間。(25分+5分)*14回]は出来るはずという計画を立てて今日やることをタスクリストから引っ張ってくるということをやります。今日の目標ですね。これを達成するために集中して仕事に取り組むわけです。

 私はOmniFocusの「次のアクション」パースペクティブからから今日やることを決めています。次のアクションパースペクティブは、すべてのプロジェクトのリストの先頭行を拾い出してくるパースペクティブです。先頭の行しか拾い出さないので、気になるプロジェクトはアクション右クリックして「Focus in New Window」でプロジェクトの後の工程も少し見ておいた方がいいかもしれません。

 そして、今日やるアクションにフラグをつけていきます。所要時間が入っていないものは「45m」や「1h」のように時間を入れていきます。

 「フラグ付き」のパースペクティブをみると今日やることリストができあがっています。

OmniFocusでポモドーロ数を確認

 OmniFocusの所要時間を集計してポモドーロ数を計算してくれるツールを作ってらっしゃる方がいらっしゃいます。

 このページの"2012-06-18, 11:07 AM"の投稿のリンクからzipをダウンロードします。

 解凍すると、いくつかファイルができますが、種類がアプリケーションになっているファイル名を短めに変えます。

 そして、以下のフォルダを作成します。

/Library/Scripts/Applications/OmniFocus/

 FinderでLibraryを辿るには書類などのフォルダを開いて、何回かcommand + 上カーソルキーを押していくとトップにたどり着くので、そこに見えるはずです。

 作ったフォルダに解凍して出来た三つファイルを放り込みします。OmniFocusを起動してツールバーで右クリックしてツールバーカスタマイズを選ぶとトマトのアイコンが出ているはずです。これをツールバーにドラッグしておきましょう。

トマトが出たよ

 あとは、フラグ付きのパースペクティブ、つまり今日やることのアクションを全部選択状態にしてトマトのアイコンを押します。

ポモドーロ数計算

 ポモドーロ数が計算されました。

 自分がこなせるポモドーロ数より多い結果が出たときは、今日やることの見直しをします。

Lifebearでもできる

 一時期私もつかっていた「Lifebear」は、まさにこの流れがアプリの中に組み込まれています。

Lifebear [ライフベア] | クラウド型電子手帳
タスクを登録して、今日やる事リストに埋め込んで行くという「そのまんま」の流れを実装しています。

 私はプロジェクトの数が多すぎて、Lifebearの管理画面では一覧で見づらくて、結局OmniFocusに戻ってきましたが、あまりプロジェクトが多くない人はLifebear結構お勧めです。

いろいろあっても効率を下げない

 悲しいかな今の世の中、ITの発達でいろんな事が同時並行に動くのが当たり前になっているので、どれだけ効率下げずに成果を出していくかというのが大事な気がします。割り込みの連続で効率が下がらないようにポモドーロ法を今後も実践していこうかと思います。

ポモドーロ法用タイマーアプリEggscellent | A-tak.com

この記事を書いた人: A-tak

A-tak.com(えいたっく どっとこむ)の管理人。
Apple野郎なおっさんでしたが、ちょっと最近のAppleには飽き気味。
A-tak.comは2002年2月から運営(前身のサイトは1999年3月から)。今年で18年目!

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