Officeの操作効率3倍アップ! 「新しいウィンドウを開く」を知っているか?

Office new window

君はMicrosoft Office の「新しいウィンドウを開く」を知っているか?

長いドキュメントを見るには必須機能

「新しいウィンドウを開く」は、今開いているドキュメントを新たにもう一つウィンドウを開いて表示する機能です。つまり、一つのドキュメントを複数のウィンドウで表示することが出来ます。

「一体何がうれしいの?」と思われるかもしれませんが、何ページにもわたる資料を見るときに絶大な威力を発揮します。

たとえばWordで長い文章になってくると前後の章とのつじつまを見たりする場合に前のページに戻ったり、そしてまた元のページに戻ってきたりという操作を繰り返す場合があります。

こういう時に「表示」から「新しいウィンドウを開く」を使うとタイトルに「〜:1」とか「〜2:」という名前がついて複数のウィンドウで開かれるので、一つのウィンドウには今見ているページを表示し、もう一つのウィンドウに参照したい元のページを表示するというように、同時に二カ所のページを開いておくことが出来ます。これでページを戻ったり、進んだりする必要がありません。

新しく開いたウィンドウは「整列」のボタンを押すと綺麗に並べて表示してくれます。ちなみにウィンドウは3つ以上開くことも出来て、「整列」すると開いたウィンドウを全部いい感じに並べて表示してくれます。

そしてこの「新しいウィンドウで開くは、WordのみならずOffice製品ならどれでも使えるようです。

私が確認した限りだとWord・Excel・Power Point、あとプロジェクト管理に使うMicrosoft Projectでも「新しいウィンドウで開く」を使えました。

個人的にはProjectで使えるのがものすごく助かる。

Projectは開発プロジェクトの計画と実績を管理するアプリケーションなんですが、数百もの作業の前後関係(この作業終わってからじゃないと、この作業に取りかかれないよみたいな関係)をつけていくと、それこそ何百行も前の作業群と前後関係があったりするわけです。

こんな時に今までだったら、今見ている場所のIDを忘れないようにメモしておいて、数百行も前のタスクを表示して後続タスクとしてさっきメモしたIDを入力する…ということをやっていたのですが、まぁものすごく効率が悪いわけです。

「新しいウィンドウを開く」機能を使うことで、数百の作業群の複数箇所を同時に見ながら前後関係を登録することが出来きるようになったので、もう10倍ぐらい楽になりました。

Office 2016(?)でマルチディスプレイとの親和性アップ

おそらくOffice2016からだと思うのですが、マルチディスプレイ環境の場合に新しく開いたウィンドウをサブディスプレイに表示することが出来るようになりました。これはめちゃくちゃ快適です。

過去のバージョンだと一つの画面の中でしかウィンドウを表示できなかったので一つのウィンドウが小さく表示されていたのですが、サブディスプレイまでつかえるようになってかなり見通しがよくなりました。

紙で印刷しなくても確認がしやすくなった

今までは長いドキュメントは必ず印刷をしてドキュメントレビューをしていましたが、「新しいウィンドウで開く」機能を知ってから電子データのままでのレビューがだいぶ捗るようになりました。

紙で印刷した方が没入感が少なくて第三者的にみることができるので良いという主張もありますが、毎回印刷して確認というのも効率が悪い。

特に自分で作成しつつ確認して修正するような場合は印刷して確認のタイムラグが無駄ですよね。

いちいち印刷しなくてもドキュメントのあちこちを見ながら作業できるようになったので、記憶に頼らず前後のドキュメントを参照しながら作業でき、効率も正確性も増すことが出来るようになりましたね。

「新しいウィンドウで開く」使っていない人は是非使ってみてはいかか?

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